Assistant administratif en charge des Opérations/Marchés

Transitec, bureau d'étude indépendant spécialisé en mobilité urbaine depuis 1954, recherche un(e) assistant(e) opérations pour son agence de Lyon, située au cœur du quartier dynamique de la Part Dieu. 

Vous intégrerez une entreprise à taille humaine, présente à l’international, et une agence structurée.

Sous la responsabilité de la direction des opérations, l'assistant(e) opérations aura principalement la charge de la gestion des marchés/appels d'offres, en appui local aux responsables de projets.

L'assistant(e) opérations sera également amenée à accomplir des tâches partagées d’office management avec les 2 autres membres du pôle administratif de Transitec Lyon. Ponctuellement et en cas de besoin, il/elle assurera un appui et une suppléance sur des tâches relatives aux finances et aux ressources dont ils ont la responsabilité au quotidien.

Selon le profil retenu, sa fonction pourra évoluer et s’adapter, en intégrant progressivement des composantes d’appui, d’analyse et de suivi au bénéfice de la Direction Générale et locale des opérations.

La fonction d'assistant(e) opérations englobe principalement les responsabilités suivantes :

  • Missions principales
    • le téléchargement des DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), la diffusion aux relais marché, et la tenue du tableau de suivi associé ;
    • la préparation des dossiers administratifs et leur envoi : élaboration des documents administratifs attendus dans le cadre des consultations, conformément au RC (Règlement de Consultation), échanges avec les partenaires (mandataires, co-traitants, sous-traitants) ;
    • les demandes de précisions à la maîtrise d'ouvrage et la récolte/diffusion des réponses obtenues aux relais marchés ou rédacteurs d'offres ;
    • la compilation des tableaux de suivi des appels d'offres et perspectives remplis par les rédacteurs d'offres,
    • le suivi administratif pour des mandats pilotés par Transitec (en groupement) ;
    • la mise à jour de tous les documents nécessaires aux réponses aux appels d’offres (références de Transitec, CV, fiches-études) ;
    • l'appui à la préparation des réunions internes mensuelles sur les volets relatifs à la prospection et aux acquisitions, et au suivi des actions "marchés" engagées dans ce cadre.

Ces tâches nécessitent une bonne connaissance des marchés publics et des procédures de réponses aux appels d'offres dématérialisées ; ainsi que des outils bureautiques usuels (prioritairement Excel et pack Adobe…).

  • Missions secondaires
    • l'organisation des évènements internes et externes de Transitec ;
    • la gestion du site web, réseaux sociaux (incitation à l'alimenter), plus globalement l'appui au marketing groupe ;
    • l'aide aux référents thématiques dans la gestion et la mise à jour des e-bibliothèques ;
    • la veille documentaire, téléchargement, commande de documents et envoi aux Délégués thématiques ;
    • la gestion de la bibliothèque papier de Transitec Lyon ;
    • la gestion des abonnements et leur diffusion (revues, newsletter,…) ;
    • l'archivage informatique / papier des dossiers d'affaires ;
    • la réponse au standard téléphonique et la transmission des appels sur des plages horaires réparties avec les membres du pôle ;
    • la mise en forme de rapports d'étude Word et de documents Powerpoint.

Les profils débutants sont acceptés pour ce poste. Vous savez néanmoins faire preuve de rigueur, d’organisation et de flexibilité dans la gestion de vos activités. Vous êtes doté(e) d’une bonne conscience professionnelle et de qualités relationnelles certaines. Bonne élocution, goût du travail d'équipe, et esprit d’initiative sont des atouts supplémentaires à votre actif que vous saurez mettre en valeur dans ce poste.

La fourchette de rémunération fixe, selon l’expérience est de 23 à 33 k€ brut annuel (hors allocations aux résultats).

Si vous vous reconnaissez dans cette description, merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à recrutement.fr@transitec.net avant le 31 janvier 2022

Nous nous réjouissons par avance de recevoir votre candidature et d'y donner suite si elle répond à nos attentes.

Au plaisir de faire votre connaissance !

 

 

 

 

 

 

 

 

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Country:
France
Locality:
Lyon
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